Asamblea de Transición - Resumen de Experiencia

Problemas que surgieron

La falta de claridad en las responsabilidades del personal y una comunicación insuficiente en las notificaciones.
No se pudo conseguir un salón grande ni un equipo de sonido, y en los salones medianos no había suficientes sillas, lo que llevó a que algunas personas tuvieran que estar de pie sin asientos.
El tiempo de entrega de los paneles KT y del logotipo fue demasiado tarde.
Hubo problemas con la reproducción de videos en los equipos de los salones.
No se guió adecuadamente a los asistentes para que ocuparan sus asientos.
El presentador no estaba familiarizado con el flujo general de la asamblea; leyó el guion sin improvisar.
No hubo una persona responsable designada para manejar la situación cuando surgieron problemas.
Hubo problemas con el diseño, impresión y orden de entrega de los nombramientos.
Durante la toma de la foto grupal, no se colocó la cámara en una posición adecuada y no se logró incluir a todas las personas.

Cómo mejorar

Dos semanas antes

La asamblea de transición es un evento importante que requiere al menos dos semanas de preparación. Se debe convocar al personal, realizar una reunión de planificación y acordar lo siguiente:

El flujo general de la asamblea de transición.
Seleccionar al presentador, redactar el guion y entrenarlo para que pueda improvisar.
Identificar a las personas que deben dar discursos y notificarles para que preparen sus discursos con anticipación.
Identificar los suministros que se necesitan alquilar/comprar, como paneles de presentación, nombramientos, equipo de sonido, paneles KT, decoraciones, cámaras, etc.
Tener una idea aproximada de los asistentes y los invitados que se deben invitar (profesores, miembros del equipo saliente, etc.).
Definir claramente las responsabilidades del personal (hacer un registro por escrito).
Solicitar la aprobación de los profesores responsables para utilizar los salones (preferiblemente el salón grande del cuarto piso) y hacerlo con al menos dos semanas de anticipación para evitar que ya estén reservados.
Designar a una persona responsable del evento que se encargue de resolver cualquier desacuerdo en la planificación y tomar decisiones en caso de eventos imprevistos.

Una semana antes

Enviar una notificación a todos los miembros y enviar invitaciones a los invitados.
Verificar y recordar la recepción de los suministros de diseño y compra.
Diseñar e imprimir los nombramientos.

El responsable del evento debe tener una idea clara de qué factores están retrasando el progreso general y comenzar a presionar una semana antes.

Medio día antes

Reunir al personal.
Preparar la disposición del lugar.
Verificar el estado de los suministros.
Verificar el equipo del salón.
Configurar la posición de la cámara para la foto grupal.
Ensayar el flujo de la asamblea y la presentación del presentador.

No espere hasta el último momento para preparar el salón. Algunos problemas solo se descubrirán una vez que esté en el lugar, por lo que es importante tener suficiente tiempo para solucionarlos.

Durante la asamblea

Registrar la asistencia de los participantes.
Guiar a los asistentes a sus asientos.
Si surge una situación imprevista, el responsable del evento debe tomar decisiones.

Incluso con una preparación adecuada, durante la asamblea pueden surgir situaciones inesperadas que pueden llevar a una falta de liderazgo. En ese momento, es importante que el responsable del evento tome decisiones urgentes y las implemente. Aunque puede haber errores en las decisiones, es mejor que cada persona proponga su propia solución y no se pueda resolver la situación.

Después de la asamblea

Reunir al personal.
Contar y trasladar los suministros.
Escribir un resumen posterior.

Comparado con el año pasado, la asamblea de transición de este año tuvo muchos más participantes y una atmósfera y un sentido de ceremonia más fuertes. Sin embargo, los diversos problemas que surgieron durante el proceso, especialmente los problemas técnicos, realmente avergonzaron a todo el equipo. En cada evento, se encuentran obstáculos nuevos y antiguos, y solo a través de una buena recapitulación se pueden proporcionar más experiencias y lecciones para el próximo evento (y para la próxima generación). Esto nos permitirá evitar problemas y tener un mejor control de los riesgos. De esta manera, cada evento será mejor que el anterior.

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