ملخص تجربة اجتماع التغيير
المشاكل التي ظهرت
- عدم وضوح مسؤوليات الموظفين وعدم إعلامهم بشكل كافٍ
- عدم القدرة على استعارة قاعة كبيرة وعدم القدرة على استعارة مكبر الصوت وعدم وجود كراسي بلاستيكية في القاعة الوسطى ووجود أشخاص يقفون بدون مقاعد
- تأخر وقت إعداد لوحة KT ولوحة الشعار
- مشاكل في تشغيل معدات الفيديو في القاعة
- عدم توجيه الحضور بشكل جيد للجلوس
- عدم اطلاع المقدم على سير الاجتماع بشكل جيد؛ قراءة النص بشكل ميكانيكي دون القدرة على الخروج عن النص المكتوب
- عدم وجود شخص مسؤول رئيسي للتحكم في الأمور عند حدوث مشكلة
- تصميم وطباعة وتوزيع شهادات التعيين
- عدم تجهيز موقع التصوير بشكل جيد لعدم تمكننا من تصوير جميع الأشخاص
كيفية التحسين
قبل أسبوعين
اجتماع التغيير هو فعالية هامة وتحتاج إلى استدعاء الموظفين قبل أسبوعين على الأقل وعقد اجتماع للتخطيط لتحديد الخطوات التالية:
- الخطوات العامة لاجتماع التغيير
- تحديد المقدم وكتابة النص وتدريبه على الخروج عن النص
- تحديد الأشخاص الذين يحتاجون إلى الكلمة وإعلامهم بالكتابة المسبقة للنص
- المواد التي يجب استعارتها / شراؤها مثل اللافتات وشهادات التعيين ومكبر الصوت ولوحة KT والديكورات والكاميرا وما إلى ذلك
- تحديد الحضور المتوقع والضيوف المدعوين (المعلمين وأعضاء الفريق السابق)
- تحديد مسؤوليات الموظفين (تسجيلها على ورق)
- استعارة القاعة وتقديمها للموافقة من قبل المعلم المسؤول (الأفضل أن تكون قاعة الطابق الرابع ويجب أن يتم طلبها قبل أسبوعين على الأقل لتجنب أن تكون قد تم استعارتها)
- تحديد المسؤول العام للفعالية والمسؤول عن تحديد الخلافات في التخطيط واتخاذ القرارات في حالة حدوث حالات طارئة
قبل أسبوع
- إصدار إشعار لجميع الأعضاء ودعوة الضيوف
- التحقق من استلام المواد التصميمية والمشتريات
- طباعة شهادات التعيين
يجب على المسؤول العام للفعالية أن يكون على دراية بالأمور ومعرفة العوامل التي تؤثر على التقدم العام، ويجب أن يبدأ في تذكير الجميع قبل أسبوع.
قبل نصف يوم
- تجميع الموظفين
- إعداد الموقع
- التحقق من حالة المواد
- التحقق من معدات القاعة
- إعداد موقع التصوير
- تجربة سير الاجتماع والمقدم
لا تنتظر حتى اللحظات الأخيرة قبل بدء الاجتماع للتحضير على عجل. بعض المشاكل لن تظهر إلا عند الوصول إلى القاعة، ويجب أن يكون هناك وقت كافٍ لتصحيحها.
أثناء الاجتماع
- تسجيل حضور الأعضاء
- توجيه الحضور للجلوس
- إذا حدثت حالة طارئة، يتخذ المسؤول العام للفعالية القرارات اللازمة للتعامل معها
حتى مع التحضير الجيد، قد تواجه العديد من المشاكل غير المتوقعة أثناء الاجتماع، ومن السهل أن يكون هناك فوضى عارمة. في هذه الحالة، يجب أن يكون هناك مسؤول عام للفعالية يتخذ قرارات عاجلة ويضع خطة عمل. على الرغم من أنه قد يحدث خطأ في اتخاذ القرارات، إلا أنه من الأفضل من أن يقترح كل شخص طريقته الخاصة وينتهي الأمر بعدم التمكن من التعامل مع الوضع.
بعد الاجتماع
- تجميع الموظفين
- فحص ونقل المواد
- كتابة الملخص النهائي
ازداد عدد حضور اجتماع التغيير هذا العام بالمقارنة مع العام الماضي، وزادت الأجواء والشعور بالاحتفالية، ولكن المشاكل الصغيرة التي واجهتنا في العملية، خاصة المشاكل التقنية، حقًا أثرت على سمعة الفريق بشكل سلبي.
في كل فعالية نواجه العديد من المشاكل القديمة والجديدة، ويجب أن نكون جيدين في استخلاص الخبرة والدروس منها لتوفير مرجعية أفضل لتنظيم الفعاليات المقبلة (وكذلك للفريق القادم) وتجنب الوقوع في الأخطاء وتحسين إدارة المخاطر. هكذا يمكننا تحسين الفعاليات في كل مرة.
تمت ترجمة هذه المشاركة باستخدام ChatGPT، يرجى تزويدنا بتعليقاتكم إذا كانت هناك أي حذف أو إهمال.