换届大会 - 经验总结

出现的问题#

  1. 工作人员职责不明确,通知不到位
  2. 借不到大教室,借不到音箱,中教室没有胶凳,有的人站着没有座位
  3. KT 板和 logo 板出图时间太迟
  4. 教室设备视频播放出现问题
  5. 没有很好地引导参会人群入座
  6. 主持人对整个大会的流程不熟悉;主持时照着稿子念,没有做到脱稿
  7. 出问题的时候没有主负责人控场
  8. 任命书的设计打印、颁布时的排序
  9. 拍摄大合照时没有架好机位,未能把所有人拍进去

如何改进#

提前两周#

换届大会属于比较重大的活动,需要至少提前两周召集工作人员,开一个方案策划会,商定以下策划:

  • 换届大会总流程
  • 确定主持人,写稿并训练脱稿
  • 确定需要发言的人员,通知提前写稿
  • 需要借 / 买的物资,如台签、任命书、音箱、KT 板、装饰品、相机等
  • 大致明确参会的人员,需要邀请的嘉宾(老师、上届队员)
  • 明确安排工作人员职责(记录纸面)
  • 借用教室,提交负责的老师审批(最好是 4 楼大教室,需要提前至少两周,否则可能已经被借走)
  • 明确活动总负责人,负责策划分歧敲定、突发事件的决策处理

提前一周#

  • 发布全员通知,并邀请嘉宾
  • 检查催促设计类与购买类物资签收情况
  • 任命书设计打印

活动总负责人要做到心中有数,具体是哪些因素拖慢了总体进程,提前一周要开始催了。

提前半天#

  • 工作人员集合
  • 场地布置工作
  • 检查记录物资情况
  • 检查教室设备
  • 架设拍摄机位
  • 大会流程与主持人彩排

千万不要等到大会快开始前,才匆忙地去教室准备。有些问题到了教室才会暴露出来,需要有充足的时间用于弥补。

大会进行#

  • 参会人员签到
  • 引导入座
  • 如果出现突发情况,由活动主负责人决策处理

即使准备充分,在大会进行之时,也可能遇到很多没想到的情况,容易出现群龙无首的状况。此时需要有活动主负责人做出紧急决策,并拍板执行。虽然可能出现决策失误,但总比每个人都说一个方法,最终处理不了状况的好。

大会结束#

  • 工作人员集合
  • 清点并搬运物资
  • 后续写总结

今年的换届大会相比去年的,人数多了很多,氛围和仪式感更加充足,但流程中所遇上的各种小问题,尤其是技术问题,确实让整个团队有失颜面。
每一次活动遇到不少旧坑和新坑,只有善于总结,为下一次举办活动(也是为下一届)提供更多的经验教训可供参考,才能够有效避坑、更好控制风险。这样每次活动才能越办越好。



文章作者:Power Lin
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